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■2019年05月10日（金）
すぐ返事が来るのが当たり前という風潮
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電子メールの作法と社風あるある
「名刺よりもメールのはずが」
そもそも相手が人なのか窓口なのかが問題ですが、メールは結局、窓口を前提とした機能を発展させずに現状に至っています。では人の場合はというと、やり取りをしてきた相手の退職に伴って、メールアドレスがクローズされ、連絡の取りようがなくなるか、最悪メールアドレスだけ残ってブラックホールになります。
部署名も、兼務が増えてくると適切な署名を使うのも大変ですし、そもそも部署のある場所にいないという事例もよくみられます。
「そのメールは誰に読んでほしいのか」
とにかく関係者全員で情報を共有しておく、検索機能は使えるかどうかわからないというのはよくあることですね。メインの窓口の人だけが送受信し、受信側でタグでもつけて共有設定をするという方法もあるはずなのですが、そもそも検索機能を前提にできない時点で、あまり凝ったシステムは使わないことが前提でしょう。スレッドも、そういう機能があるということの認知も低いですし、スレッドを切ってしまうMUAもあったと思います。
件名は、携帯電話メールになって習慣が大きく変わったように思います。端末の検索機能で最新のメールを探して、それに返信する形で別用件のメールを送ることが普通になりました。
添付ファイルも、なんで今更100GBかそこらのファイルを添付できないのかという気がしますが、そもそもメール中にリンクを張れるようなストレージサービスは、使用禁止になっていることが少なくありません。それこそ非対称鍵による暗号化が普及でもしない限り、ストレージを介したファイルのやり取りというのは普及しにくいのではないかと思います。
「メールを読んでもらうにも工夫が必要、返事をもらうにはもっと工夫が必要」
普通に、読まれてしかるべき内容のメールだけ送るようにしていれば、受け取る相手としても読み流したりはしないと思いますが(対応が必要かどうかわからないメールが大量に来る人には、そこを振り分ける窓口係をそもそもつけるべきだと思いますし)、むしろ発信元次第ではないでしょうか。特にGmailあたりから来たメールは無条件で広告メール扱いにされてしまうこともあります。
また、手紙型のコミュニケーションは一貫して電話型に押されていると思います。まあ、個人的には基本的にお断りしていますけどね。
「令和の時代のコミュニケーション」
会社員が土日にメールを読まないというのはむしろ当たり前で、それで大事なメールを埋もれさせる方が管理能力がないということになると思いますが、アシスタンスは提供されることが望ましいでしょうね。こういう話こそAIの出番ではないかと思うのですが、メールを出す方にしてみれば本来読んでほしいわけで、AI様に高い優先度に分類していただくコツなんてものを工夫するようになると、本末転倒ではあるかもしれません。 | | |